Dans le cadre du lancement de nos Collections en ligne, nous l’équipe de projet, tenons à partager notre processus de réflexion et de production. Avec un projet d’une telle envergure, nous avons développé des savoirs d’intérêt pour la communauté muséale et culturelle. Notre expérience et notre démarche pourront certainement aider d’autres institutions dans leur cheminement numérique de diffusion des collections.

Voici le premier billet de notre série.

Nous y voilà! Nous présentons enfin (!) nos Collections en ligne. Après plusieurs mois de réflexion, de préparation et de travail, nous sommes fiers de partager notre cheminement.

Ce projet a impliqué beaucoup de monde au Musée. Les souhaits et besoins étaient nombreux. Nous n’avons pas seulement mis des collections en ligne, ce que vous voyez sur notre site, c’est seulement la pointe de l’iceberg, c’est le résultat d’un changement de culture et de gestion.

Ce projet d’envergure, c’est GIPA pour Gestion des informations patrimoniales et associées. Par lui, nous avons repensé notre manière de gérer et de diffuser nos collections.

Mais comment tout ça a commencé?

Comment les collections étaient-elles gérées avant?

Auparavant, l’accès et la gestion de nos collections étaient complexes.

Contexte des systèmes GIPA 1

Gestion en silos et pensée papier

Nos collections comptent plus d’un quart de million d’objets, 1,2 km de documents d’archives d’une valeur inestimable (certains sont reconnus Mémoire du Monde de l’UNESCO) et une bibliothèque de livres rares et anciens remarquables (près de 197 000 volumes). Nos collections se divisent en trois secteurs :

• Les objets : collections ethnographiques et anthropologiques, peintures et œuvres sur papier, spécimens de sciences naturelles, etc.;
• Les archives historiques : documents textuels, manuscrits, photographies, cartes et plans, etc.;
• La bibliothèque ancienne : incunables, journaux, brochures, catalogues commerciaux, etc.

Chacun de ces secteurs était géré de façon séparée; aucune information ne communiquait entre-elles. Pour faire une recherche sur un sujet quelconque, nous devions :

• Consulter 25 bases de données distinctes pour y trouver les informations requises;
• Chercher sur des disques durs externes et même sur des CD/DVD pour trouver des images numériques des objets… et certains n’étaient pas numérisés;
• Trouver dans plus d’une base de données la localisation d’un objet ou document et aller le quérir à son emplacement en réserve.
• Les sorties et les déplacements des objets étaient colligés de façon informatisée dans nos systèmes, mais pour les archives et la bibliothèque, la gestion de la traçabilité se faisait à l’aide de bordereaux. Nous pouvions chercher longtemps. Ce type de gestion augmentait également le risque d’égarer un item.
• La gestion des expositions et la gestion des prêts se faisaient en parallèle dans différents systèmes, sans interopérabilité.

Effectuer une recherche était une tâche longue et complexe.

L’implantation d’un nouveau système de gestion des collections, au printemps 2015, a permis l’intégration de toutes les collections du Musée dans un seul outil, simplifiant nos opérations, les rendant plus cohérentes et opérationnelles, tout en modernisant nos pratiques.

Cette première phase terminée, nous étions fin prêts à entamer la seconde phase du projet, la diffusion en ligne de nos collections.

Innover et évoluer à l’ère du numérique

Au Musée de la civilisation, notre mission est définie dans la loi sur les musées nationaux (article 24.1). En résumé, nous avons un devoir de conservation, de mise en valeur et de diffusion de nos patrimoines, mais aussi celui de participer à la vie muséale internationale. Avec les nouvelles fonctionnalités du Web, nous pouvons mieux répondre à cette mission de trouver de nouveaux moyens de préserver nos collections et, surtout, d’en favoriser l’accès.

Notre époque en est une d’accessibilité, de vitesse et de participation. Le public veut avoir accès à des informations, des contenus, rapidement, sans contraintes. Il veut aussi partager ses expériences, ses découvertes et ses coups de cœur. C’est à ces besoins que nous souhaitions répondre.

Préparation

Pour effectuer ce changement, nous avons ciblé les différents enjeux auxquels nous faisions face :

• Développer une vision commune.
  • Être inclusifs dans le développement de cette vision commune : faire tomber les silos, travailler ensemble, toujours penser aux besoins des autres directions du Musée;
  • Se consulter pour faire ressortir nos besoins respectifs et les attentes envers un tel projet.
• Mettre en place les bons éléments pour que le projet fonctionne.
  • Rassembler une équipe dédiée au projet;
  • Trouver les bonnes technologies, les bonnes méthodes, pour atteindre nos buts.
• Décider ensemble des éléments à intégrer, souhaitables et non nécessaires.
  • Bien définir les besoins de chaque direction et dresser une liste d’éléments à prioriser.
• Établir les priorités et les phases de déploiement.
• Implanter une nouvelle architecture informatique.
  • Réingénierie de nos systèmes et de nos processus.
• Communiquer, communiquer, communiquer et communiquer la démarche et l’avancement du projet auprès des collègues de toutes les directions.

Des chantiers à considérer

Ce projet devait tenir compte des autres chantiers touchant les collections et vice versa. Il fallait travailler en synergie afin que chaque projet puisse bénéficier du travail de chacun.

• Chantiers des archives
  • Son objectif premier : favoriser la protection de ce patrimoine;
  • Mise à niveau de la conservation préventive et de l’inventaire des collections – principalement des archives du Séminaire de Québec.
• Chantier de numérisation
  • Son objectif premier : mettre en valeur le patrimoine québécois;
  • Mis en place dans le cadre du Plan culturel numérique du Québec;
  • Numériser nos collections pour favoriser la création et la diffusion de nouveaux contenus numériques.

Pour en savoir plus sur ces chantiers, visitez notre page Les grands chantiers.

Planifier le changement

Trois grandes étapes ont été planifiées :

• Étude de faisabilité – novembre 2015 à janvier 2016 ;
• Preuve de concept – mai à août 2016;
• Réalisation du projet Collections en ligne – octobre 2016 à juin 2017.

En marche… vers les Collections en ligne

Les premières phases de la mise en ligne des collections permettaient de définir, d’analyser et de tester nos besoins, nos objectifs, ainsi que les possibilités qui s’offraient à nous. Pour cela, nous avons effectué :

• Des ateliers avec nos équipes
  • Définir nos possibilités (nos rêves!), nos besoins et nos objectifs. Bref, imaginer la diffusion de nos collections sans limites, en élargissant le champ des solutions possibles.
• Une étude de faisabilité
  • Analyser et déterminer l’information à diffuser, l’ensemble des corpus à verser.
  • Explorer et analyser les différentes possibilités qu’amène le monde numérique.
  • Évaluer l’arrimage et la synchronisation à partir de nos systèmes existants.
  • Évaluer les besoins techniques requis afin de bien déterminer les critères à favoriser lors du choix de la solution finale.
• Une preuve de concept
  • Prouver que nos idées fonctionnent.
  • Évaluer nos choix technologiques, vérifier qu’ils sont performants et s’assurer qu’ils seront faciles d’entretien.
• Des groupes de discussion avec nos équipes et nos publics
  • Confirmer ou infirmer des idées, concepts, etc.
• Une stratégie d’expérience utilisateur
  • Définir les caractéristiques de notre clientèle cible;
  • Identifier les parcours utilisateurs principaux;
  • Déterminer la personnalité de la marque;
  • Réfléchir aux formes et aux types de contenus à créer pour notre plateforme;
  • Penser l’expérience utilisateur et le design d’interface à déployer.

Former une équipe dédiée au projet

Notre volonté était d’être autonome dans la planification, la réalisation, le déploiement et la mise en ligne du site. Nous voulions apprendre à développer, entretenir et faire évoluer notre plateforme avec une équipe interne.

L’équipe de projet est constituée de membres de la Direction des collections et du Bureau de projet TI : responsable de la gestion informatisée des collections, analystes et développeurs. Selon les besoins, l’équipe peut également compter sur les compétences et l’aide d’experts complémentaires provenant des autres directions du Musée.

Le début d’une grande aventure

Voilà comment nous avons plongé dans cette grande aventure des Collections en ligne. Nous avons bien évalué les raisons de faire ce projet, puis nous l’avons préparé, réfléchi et planifié étape par étape.

Maintenant, vous avez envie d’approfondir chacune de ces étapes? Les prochains articles de la série porteront sur :

• L’étude de faisabilité;
• La preuve de concept;
• L’élaboration de notre stratégie d’expérience utilisateur;
• La réalisation du projet.

Cet article a été rédigé avec la collaboration de Valériane Cossette